Gesellschafterversammlung und Beschlüsse -- dein Praxisguide

Die Gesellschafterversammlung ist das höchste Beschlussorgan deiner GmbH oder FlexKapG. Hier werden die wichtigsten Entscheidungen getroffen -- von der Gewinnverwendung bis zur Änderung des Gesellschaftsvertrags. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du Gesellschafterversammlungen korrekt durchführst und rechtssichere Beschlüsse fasst.

Was ist die Gesellschafterversammlung?

Die Gesellschafterversammlung (auch: Generalversammlung) ist das Organ, in dem die Gesellschafter ihre Rechte ausüben. Sie ist -- vereinfacht gesagt -- das "Parlament" deiner Gesellschaft.

Abgrenzung zu anderen Organen

Bei den meisten Startups gibt es keinen Aufsichtsrat. Dieser ist erst ab bestimmten Schwellenwerten (z.B. mehr als 300 Mitarbeiter) Pflicht.

Zuständigkeiten der Gesellschafterversammlung

Die Gesellschafterversammlung entscheidet über:

Gesetzlich vorgeschriebene Beschlüsse

• Feststellung des Jahresabschlusses
• Gewinnverwendung (Ausschüttung oder Thesaurierung)
• Entlastung der Geschäftsführer
• Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern -- mehr dazu im Beitrag Geschäftsführer-Pflichten und Haftung
• Änderung des Gesellschaftsvertrags
• Kapitalerhöhung und Kapitalherabsetzung -- Details im Beitrag Stammkapital und Einlagen
• Auflössung der Gesellschaft
• Umgründungen -- siehe Umgründung und Rechtsformwechsel

Vertraglich vorgesehene Beschlüsse

Im Gesellschaftsvertrag können weitere Zustimmungsvorbehalte festgelegt werden, z.B.:

• Aufnahme von Krediten über einem bestimmten Betrag
• Abschluss wichtiger Verträge
• Einstellung leitender Mitarbeiter
• Investitionen über einem bestimmten Schwellenwert

Einberufung der Gesellschafterversammlung

Wer kann einberufen?

• Geschäftsführer: Die Einberufung ist die Regel
• Gesellschafter: Gesellschafter, die mindestens 10 Prozent des Stammkapitals halten, können die Einberufung verlangen
• Aufsichtsrat: Falls vorhanden

Form der Einberufung

Die Einberufung muss schriftlich erfolgen und folgende Angaben enthalten:

• Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung
• Tagesordnung mit allen Beschlussgegenständen
• Ggf. Beschlussvorschläge

Frist

Die Einberufungsfrist beträgt mindestens 7 Tage (gesetzliche Mindestfrist). Im Gesellschaftsvertrag kann eine längere Frist vorgesehen werden -- z.B. 14 oder 21 Tage.

Tipp: Setze im Gesellschaftsvertrag eine Frist von mindestens 14 Tagen fest. Das gibt den Gesellschaftern genügend Zeit, sich vorzubereiten und bei Bedarf Rechtsrat einzuholen.

Verzicht auf Formalitäten

Wenn alle Gesellschafter anwesend oder vertreten sind und keiner der Durchführung widerspricht, kann die Versammlung auch ohne Einhaltung der Formalitäten stattfinden (Universalversammlung).

Das ist bei kleinen Startups mit zwei oder drei Gesellschaftern der Normalfall -- man trifft sich einfach und beschliesst. Aber: Dokumentiere trotzdem alles schriftlich!

Durchführung der Gesellschafterversammlung

Versammlungsort

Grundsätzlich findet die Versammlung am Sitz der Gesellschaft statt -- also im Burgenland, wenn dein Startup dort seinen Sitz hat. Im Gesellschaftsvertrag kann ein anderer Ort festgelegt werden.

Digitale Teilnahme

Seit der COVID-Pandemie ist die digitale Teilnahme an Gesellschafterversammlungen auch bei der GmbH möglich -- sofern der Gesellschaftsvertrag dies vorsieht.

Bei der FlexKapG ist die digitale Teilnahme ausdrücklich im Gesetz vorgesehen und einfacher umsetzbar.

Empfehlung: Nimm eine Klausel zur digitalen Teilnahme in deinen Gesellschaftsvertrag auf. Das spart Reisekosten und -zeit, besonders wenn Gesellschafter in verschiedenen Orten leben.

Vorsitz

Den Vorsitz führt in der Regel ein Gesellschafter oder der Geschäftsführer. Der Vorsitzende leitet die Verhandlung und stellt die Beschlüsse fest.

Teilnahmerecht

Jeder Gesellschafter hat das Recht, an der Versammlung teilzunehmen. Er kann sich durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen (Vollmacht in Textform erforderlich).

Auch der Geschäftsführer hat ein Teilnahmerecht -- und bei bestimmten Tagesordnungspunkten auch eine Teilnahmepflicht (z.B. bei der Entlastung).

Stimmrecht und Abstimmung

Stimmrecht

Das Stimmrecht richtet sich nach der Höhe der Stammeinlage. Grundsatz: Je 1 EUR Stammeinlage = 1 Stimme (sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht).

Beispiel:

• Gesellschafter A: 17.500 EUR Stammeinlage = 17.500 Stimmen
• Gesellschafter B: 10.500 EUR Stammeinlage = 10.500 Stimmen
• Gesellschafter C: 7.000 EUR Stammeinlage = 7.000 Stimmen

Stimmrechtausschluss

In bestimmten Fällen ist ein Gesellschafter vom Stimmrecht ausgeschlossen:

• Bei der Entlastung (wenn er gleichzeitig Geschäftsführer ist)
• Bei Beschlüssen, die ein Rechtsgeschäft zwischen ihm und der Gesellschaft betreffen
• Bei Geltendmachung von Ansprüchen gegen ihn

Mehrheitserfordernisse

Im Gesellschaftsvertrag können andere Mehrheiten festgelegt werden -- sogar Einstimmigkeit für bestimmte Beschlüsse.

Beschlussfähigkeit (Quorum)

Das Gesetz schreibt kein Quorum vor -- eine Gesellschafterversammlung ist also auch mit nur einem anwesenden Gesellschafter beschlussfähig (sofern er die nötige Mehrheit hat).

Im Gesellschaftsvertrag kann ein Quorum festgelegt werden, z.B.: "Die Gesellschafterversammlung ist beschlussfähig, wenn Gesellschafter anwesend oder vertreten sind, die mindestens 51 Prozent des Stammkapitals halten."

Umlaufbeschluss

Nicht jede Entscheidung erfordert eine physische Versammlung. Beschlüsse können auch im Umlaufverfahren gefasst werden.

Voraussetzungen

• Alle Gesellschafter müssen mit dem Umlaufverfahren einverstanden sein (oder es ist im Gesellschaftsvertrag vorgesehen)
• Der Beschlussvorschlag muss schriftlich an alle Gesellschafter versendet werden
• Die Zustimmung muss schriftlich erfolgen

Ablauf

1. Geschäftsführer oder Gesellschafter versendet den Beschlussvorschlag schriftlich (Brief oder E-Mail, je nach Vertrag)
2. Frist zur Stimmabgabe (z.B. 14 Tage)
3. Gesellschafter stimmen schriftlich zu oder lehnen ab
4. Nach Ablauf der Frist wird das Ergebnis festgestellt und dokumentiert

Vorteil für Startups

Umlaufbeschlüsse sind für Startups extrem praktisch:

• Kein Termin nötig
• Schnelle Entscheidungsfindung
• Dokumentation automatisch vorhanden
• Gesellschafter können von überall zustimmen

Tipp: Nimm eine Umlaufbeschluss-Klausel in deinen Gesellschaftsvertrag auf. Beispielformulierung: "Beschlüsse können auch ausserhalb einer Gesellschafterversammlung im Umlaufverfahren gefasst werden, sofern alle Gesellschafter an der Abstimmung beteiligt werden und kein Gesellschafter diesem Verfahren widerspricht."

Protokollierung

Pflicht zur Protokollierung

Jede Gesellschafterversammlung und jeder Beschluss muss protokolliert werden. Das Protokoll ist ein wichtiges Beweismittel und sollte sorgfältig erstellt werden.

Inhalt des Protokolls

• Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung
• Anwesende Gesellschafter (und deren Vertretungsstimmrechte)
• Tagesordnung
• Wesentliche Diskussionspunkte
• Genaue Formulierung der Beschlüsse
• Abstimmungsergebnis (Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen)
• Unterschriften (mindestens des Vorsitzenden)

Aufbewahrung

Protokolle müssen dauerhaft aufbewahrt werden. Es gibt keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist, die zum Wegwerfen berechtigt. In der Praxis: Bewahre alle Protokolle für die gesamte Lebensdauer der Gesellschaft auf.

Tipp: Führe ein Beschlussbuch (physisch oder digital), in dem alle Protokolle chronologisch abgelegt werden.

Anfechtung von Beschlüssen

Gesellschafterbeschlüsse können angefochten werden, wenn sie:

• Gegen das Gesetz verstossen (z.B. falsche Mehrheit)
• Gegen den Gesellschaftsvertrag verstossen
• Formfehler aufweisen (z.B. mangelhafte Einberufung)

Anfechtungsfrist

Die Anfechtungsklage muss innerhalb von einem Monat nach der Beschlussfassung beim zuständigen Gericht eingebracht werden.

Nichtige Beschlüsse

Manche Beschlüsse sind von vornherein nichtig -- sie müssen nicht angefochten werden, sondern sind automatisch unwirksam. Das betrifft z.B.:

• Beschlüsse, die gegen zwingende gesetzliche Bestimmungen verstossen
• Beschlüsse mit unmöeglichem oder sittenwidrigem Inhalt
• Beschlüsse, die ohne jede Einberufung gefasst wurden

Gesellschafterversammlung bei verschiedenen Rechtsformen

GmbH

Die klassische Form mit allen oben beschriebenen Regeln.

FlexKapG

Die FlexKapG bietet modernere Möglichkeiten:

• Digitale Versammlungen sind im Gesetz ausdrücklich vorgesehen
• Umlaufbeschlüsse sind einfacher möglich
• Niedrigere Quoren für bestimmte Beschlüsse möglich

OG und KG

Bei Personengesellschaften gibt es keine formelle "Gesellschafterversammlung" im Sinne des GmbH-Gesetzes. Beschlüsse werden von den Gesellschaftern gefasst -- die genauen Modalitäten regelt der Gesellschaftsvertrag.

Grundsatz bei der OG: Einstimmigkeit für aussergewöhnliche Geschäfte, einfache Mehrheit für gewöhnliche Geschäfte.

Praxistipps für Startup-Gesellschafter

1. Regelmässige Versammlungen einplanen

Auch wenn du dein Startup alleine oder mit einem engen Partner führst: Halte mindestens einmal jährlich eine formelle Gesellschafterversammlung ab. Dabei solltest du:

• Den Jahresabschluss feststellen
• Über die Gewinnverwendung beschliessen
• Die Geschäftsführer entlasten
• Den Geschäftsplan für das nächste Jahr besprechen

2. Beschlüsse immer schriftlich fassen

Auch bei informellen Entscheidungen: Halte alles schriftlich fest. Ein einfaches Protokoll per E-Mail reicht in vielen Fällen -- aber es muss existieren.

3. Stimmrechtbindungsverträge

Bei komplexen Gesellschafterstrukturen (z.B. nach einer Finanzierungsrunde) können Stimmrechtbindungsverträge sinnvoll sein. Darin verpflichten sich Gesellschafter, bei bestimmten Beschlüssen in einer bestimmten Weise abzustimmen.

4. Beirat als beratendes Gremium

Viele Startups richten einen Beirat ein -- ein beratendes Gremium aus erfahrenen Unternehmern, Investoren oder Branchenexperten. Der Beirat hat kein Stimmrecht, kann aber bei der Entscheidungsfindung unterstützen.

5. Gesellschafterstreitigkeiten vermeiden

Die meisten Gesellschafterstreitigkeiten entstehen, weil:

• Beschlüsse nicht sauber dokumentiert wurden
• Einberufungsfristen nicht eingehalten wurden
• Minderheitsgesellschafter übergangen wurden
• Informationspflichten verletzt wurden

Nimm dir die Zeit, die Formalitäten einzuhalten. Das kostet wenig Zeit, spart aber potenziell viel Geld und Ärger.

Checkliste: Gesellschafterversammlung vorbereiten

• Einberufung fristgerecht versenden (mindestens 7 Tage vorher)
• Tagesordnung beifügen
• Beschlussvorschläge formulieren
• Relevante Unterlagen beifügen (Jahresabschluss, etc.)
• Teilnehmerliste vorbereiten
• Protokollant bestimmen
• Stimmrechte berechnen und vorbereiten
• Vollmachten prüfen (bei Vertretung)
• Protokoll nach der Versammlung versenden
• Beschlüsse im Beschlussbuch ablegen

Ein-Personen-GmbH: Sonderfall

Bei der Ein-Personen-GmbH bist du alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer. Eine "Versammlung" im klassischen Sinne findet nicht statt -- du fasst die Beschlüsse alleine.

Aber: Du musst die Beschlüsse trotzdem schriftlich festhalten und im Beschlussbuch aufbewahren. Das Firmenbuchgericht und das Finanzamt können diese anfordern.

Typische jährliche Beschlüsse:

1. Feststellung des Jahresabschlusses
2. Gewinnverwendung
3. Entlastung des Geschäftsführers (du entlastest dich quasi selbst -- das hat aber rechtliche Bedeutung)

Fazit

Die Gesellschafterversammlung mag formell klingen, aber sie ist ein wichtiges Instrument für die ordnungsgemässe Führung deines Startups. Nimm die Formalitäten ernst -- sie schützen dich und deine Mitgesellschafter.

Gerade bei Startups mit mehreren Gründern ist eine klare Beschlusspraxis der beste Schutz vor späterem Streit. Und wenn doch ein Konflikt entsteht, bist du mit sauber dokumentierten Beschlüssen auf der sicheren Seite.

Lies auch die Beiträge zum Gesellschaftsvertrag und zu Geschäftsführer-Pflichten, um die Governance deines Startups komplett aufzusetzen.

Du hast eine Geschäftsidee und willst im Burgenland durchstarten? Startup Burgenland unterstützt dich von der Idee bis zur erfolgreichen Gründung. Nutze unsere kostenlosen Beratungsangebote und werde Teil der wachsenden Startup-Community im Burgenland!

Dieser Beitrag ist Teil der Serie "Rechtsformen und Gesellschaftsrecht" im Startup Burgenland Blog. Alle Beiträge der Serie findest du unter der Kategorie Gründung und Recht.

Über den Autor: Felix Lenhard ist Program Director und Startup Coach bei Startup Burgenland. Zuvor Managing Director beim 360 Innovation Lab, Innovation Manager bei RHI Magnesita und Serial Entrepreneur mit internationalen Exits. Über 15 Jahre Erfahrung in Innovation und Unternehmensaufbau.