Geschäftsführer-Pflichten und Haftung -- was du wissen musst

Als Geschäftsführer einer GmbH oder FlexKapG bist du das Herzstück des Unternehmens -- aber auch derjenige, der im Ernstfall persönlich haftet. Viele Gründer unterschätzen die Pflichten und Risiken, die mit der Geschäftsführerrolle verbunden sind. In diesem Beitrag erkläre ich dir alles, was du wissen musst.

Wer kann Geschäftsführer werden?

Voraussetzungen

Geschäftsführer kann nur eine natürliche Person sein, die:

• Volljährig ist (mindestens 18 Jahre alt)
• Geschäftsfähig ist
• Keinem gesetzlichen Berufsverbot unterliegt
• Nicht wegen bestimmter Straftaten verurteilt wurde (z.B. Betrug, Untreue, Insolvenzdelikte)

Ausschliessungsgründe

Folgende Personen dürfen nicht Geschäftsführer sein:

• Personen, die wegen einer strafbaren Handlung zu einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten verurteilt wurden (bestimmte Delikte)
• Personen, denen ein Gewerbe entzogen wurde
• Personen, über deren Vermögen ein Insolvenzverfahren eröffnet wurde (während des Verfahrens)

Bei der Firmenbucheintragung musst du eine Erklärung abgeben, dass keine Ausschliessungsgründe vorliegen.

Arten von Geschäftsführern

Gesellschafter-Geschäftsführer

Der häufigste Fall bei Startups: Du bist gleichzeitig Gesellschafter und Geschäftsführer deiner GmbH. Das hat Auswirkungen auf:

• Sozialversicherung: Bei mehr als 25 Prozent Beteiligung bist du bei der SVS pflichtversichert
• Steuer: Dein Geschäftsführergehalt unterliegt der Einkommensteuer
• Arbeitsrecht: Als Gesellschafter-Geschäftsführer gelten die meisten arbeitsrechtlichen Schutzbestimmungen nicht für dich

Fremd-Geschäftsführer

Ein Fremd-Geschäftsführer ist nicht an der Gesellschaft beteiligt. Er ist in der Regel als Dienstnehmer bei der OEGK versichert und geniesst gewisse arbeitsrechtliche Schutzbestimmungen.

Mehrere Geschäftsführer

Bei mehreren Geschäftsführern unterscheidet man:

• Einzelvertretung: Jeder Geschäftsführer kann alleine handeln
• Gesamtvertretung: Alle Geschäftsführer müssen gemeinsam handeln
• Mischformen: Z.B. je zwei Geschäftsführer gemeinsam

Die Vertretungsregelung wird im Gesellschaftsvertrag festgelegt und im Firmenbuch eingetragen.

Die Pflichten des Geschäftsführers

1. Sorgfaltspflicht

Der Geschäftsführer muss die Geschäfte mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes führen. Das ist der zentrale Massstab für sein Handeln. Konkret bedeutet das:

• Entscheidungen auf Basis ausreichender Informationen treffen
• Risiken abwägen und dokumentieren
• Im Interesse der Gesellschaft handeln (nicht im eigenen Interesse)
• Geschäftschancen für die Gesellschaft nutzen

Business Judgement Rule

Die gute Nachricht: Nicht jede Fehlentscheidung führt zur Haftung. Die Business Judgement Rule schützt Geschäftsführer, die:

• Auf Basis angemessener Informationen gehandelt haben
• Frei von Eigeninteressen waren
• Zum Wohle der Gesellschaft gehandelt haben
• Vernünftigerweise davon ausgehen konnten, zum Wohle der Gesellschaft zu handeln

Beispiel: Du investierst in ein neues Produkt, das sich als Flop herausstellt. Wenn du die Investition sorgfältig geprüft hast (Marktanalyse, Finanzplanung, Risikoabschätzung), haftest du nicht -- auch wenn die Entscheidung im Nachhinein falsch war.

2. Treuepflicht

Als Geschäftsführer bist du der Gesellschaft zur Treue verpflichtet:

• Kein Wettbewerb: Du darfst nicht in Konkurrenz zur Gesellschaft treten
• Keine Eigengeschäfte: Verträge zwischen dir und der Gesellschaft müssen fremdüblichen Bedingungen entsprechen
• Verschwiegenheit: Geschäftsgeheimnisse müssen gewahrt werden
• Geschäftschancen: Du darfst Geschäftschancen, die der Gesellschaft zugehörig sind, nicht für dich nutzen

3. Buchführungs- und Bilanzierungspflicht

Der Geschäftsführer ist für die ordnungsgemässe Buchführung verantwortlich:

• Doppelte Buchführung bei GmbH und FlexKapG (Pflicht)
• Jahresabschluss innerhalb von 5 Monaten nach Geschäftsjahresende aufstellen
• Offenlegung des Jahresabschlusses beim Firmenbuch innerhalb von 9 Monaten
• Steuererklareungen fristgerecht einreichen

Tipp: Delegiere die Buchführung an einen Steuerberater -- aber vergiss nicht: Die Verantwortung bleibt bei dir.

4. Abgaben- und Steuerabführungspflicht

Du musst sicherstellen, dass die Gesellschaft ihre steuerlichen Pflichten erfüllt:

• Umsatzsteuer: Fristgerechte Abführung
• Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge: Für Mitarbeiter
• Körperschaftsteuer: Fristgerechte Erklärung und Zahlung
• Kommunalsteuer: An die Gemeinde

Bei Nichtabführung von Abgaben haftest du als Geschäftsführer persönlich (paragraph 9 BAO).

5. Insolvenzantragspflicht

Die vielleicht wichtigste und gefährlichste Pflicht: Du musst einen Insolvenzantrag stellen, wenn die Gesellschaft:

• Zahlungsunfähig ist (fällige Schulden nicht mehr bezahlen kann) oder
• Überschuldet ist (Verbindlichkeiten übersteigen das Vermögen)

Frist für den Insolvenzantrag

Der Antrag muss ohne schuldhaftes Zögern, spätestens aber innerhalb von 60 Tagen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung gestellt werden.

Konsequenzen bei verspätetem Insolvenzantrag

Wenn du den Insolvenzantrag zu spät stellst, haftest du persönlich für:

• Den Quotenschaden: Der Schaden, der den Gläubigrn dadurch entsteht, dass sie weniger bekommen als bei rechtzeitigem Antrag
• Neugläubierschaden: Schaden von Gläubigrn, die erst nach Eintritt der Insolvenz Verträge mit der Gesellschaft abgeschlossen haben
• Strafrechtliche Konsequenzen: Insolvenzdelikte können mit Freiheitsstrafe geahndet werden

6. Gleichbehandlung der Gläubiger

In der Krise der Gesellschaft darfst du einzelne Gläubiger nicht bevorzugen. Die Zahlung an einen Gläubiger bei gleichzeitiger Nichtzahlung an andere kann eine Gläubigebevorzugung sein -- und die ist strafbar.

Haftung des Geschäftsführers

Innenhaftung (gegenüber der Gesellschaft)

Der Geschäftsführer haftet der Gesellschaft für Schäden, die durch Pflichtverletzungen entstehen. Typische Fälle:

• Verstösse gegen den Gesellschaftsvertrag
• Übernahme unangemessener Risiken
• Veruntreung von Gesellschaftsvermögen
• Versäumte Geltendmachung von Ansprüchen der Gesellschaft

Beweislast: Der Geschäftsführer muss beweisen, dass er sorgfältig gehandelt hat (Beweislastumkehr!). Dokumentiere daher wichtige Entscheidungen gründlich.

Aussenhaftung (gegenüber Dritten)

In bestimmten Fällen haftest du auch gegenüber Dritten persönlich:

• Steuerliche Haftung (paragraph 9 BAO): Bei Nichtabführung von Abgaben
• Sozialversicherungsbeiträge: Bei Nichtabführung
• Insolvenzverschleppung: Gegenüber Gläubigrn
• Deliktische Haftung: Bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Schädigungen Dritter

Strafrechtliche Haftung

Im schlimmsten Fall drohen strafrechtliche Konsequenzen:

So schützt du dich als Geschäftsführer

1. Dokumentation

Dokumentiere alle wichtigen Entscheidungen:

• Protokolle von Geschäftsführersitzungen
• Schriftliche Beschlüsse bei wichtigen Entscheidungen
• Gutachten und Expertenmeinungen bei komplexen Fragestellungen
• Markt- und Risikoanalysen bei grösseren Investitionen

2. Zustimmungen einholen

Hole bei wichtigen Entscheidungen die Zustimmung der Gesellschafter ein -- auch wenn der Gesellschaftsvertrag es nicht zwingend vorschreibt. Das schützt dich im Haftungsfall.

Wie Gesellschafterbeschlüsse gefasst werden, erfährst du im Beitrag Gesellschafterversammlung und Beschlüsse.

3. D&O-Versicherung

Eine Directors-and-Officers-Versicherung (D&O-Versicherung) schützt dich vor den finanziellen Folgen von Haftungsansprüchen. Sie übernimmt:

• Abwehrkosten (Anwalt, Gericht)
• Schadenersatzzahlungen (im Rahmen der Versicherungssumme)

Kosten: Ab ca. 500 -- 2.000 EUR pro Jahr für kleine GmbHs. Das ist gut investiertes Geld.

Achtung: Die D&O-Versicherung deckt keine vorsätzlichen Pflichtverletzungen und keine Strafen.

4. Klare Ressortverteilung

Bei mehreren Geschäftsführern: Verteile die Zuständigkeiten klar (z.B. einer für Finanzen, einer für Technik). Eine schriftliche Geschäftsordnung hilft. Aber Achtung: Auch bei Ressortverteilung bleibt eine Überwachungspflicht gegenüber den anderen Geschäftsführern.

5. Professionelle Berater einschalten

Nutze professionelle Berater für Themen, die nicht dein Fachgebiet sind:

• Steuerberater: Für Buchhaltung und Steuern
• Rechtsanwalt: Für rechtliche Fragestellungen
• Wirtschaftsprüfer: Für die Prüfung des Jahresabschlusses (ab bestimmter Grösse Pflicht)

Geschäftsführervertrag

Der Geschäftsführervertrag regelt das Verhältnis zwischen dir und der Gesellschaft. Er ist nicht identisch mit dem Gesellschaftsvertrag.

Inhalt des Geschäftsführervertrags

• Vergütung: Gehalt, Boni, Tantiemen
• Arbeitszeit: Auch wenn Geschäftsführer in der Regel keine feste Arbeitszeit haben
• Urlaub: Anspruch und Vertretungsregelung
• Wettbewerbsverbot: Während und nach dem Dienst
• Dienstwagen, Handy, etc.: Sachbezüge
• Kündigungsregelungen: Fristen und Gründe
• Haftungsfreistellungen: Soweit zulässig

Vergütung des Geschäftsführers

Die Vergütung muss angemessen (fremdüblich) sein. Ist sie zu hoch, droht eine verdeckte Ausschüttung mit steuerlichen Konsequenzen. Ist sie zu niedrig, kann das sozialversicherungsrechtliche Probleme verursachen.

Orientierung für Startups im Burgenland:

• Ein-Personen-GmbH: 2.500 -- 5.000 EUR brutto/Monat (je nach Unternehmensgrösse und Gewinn)
• Startup mit Mitarbeitern: 3.500 -- 7.000 EUR brutto/Monat
• Wachstumsphase: 5.000 -- 10.000 EUR brutto/Monat

Abberufung des Geschäftsführers

Der Geschäftsführer kann jederzeit durch Gesellschafterbeschluss abberufen werden -- grundsätzlich ohne Angabe von Gründen. Der Geschäftsführervertrag (Dienstvertrag) besteht aber weiter und muss separat gekündigt werden.

Besondere Pflichten in der Krise

Wenn dein Startup in finanzielle Schwierigkeiten gerät, verschärfen sich deine Pflichten als Geschäftsführer erheblich:

Krisenfrüherkennung

Du musst ein Frühwarnsystem einrichten, das dir rechtzeitig zeigt, wenn die Gesellschaft in eine Krise gerät. Dazu gehören:

• Regelmässige Liquiditätsplanung (mindestens monatlich)
• Überwachung der Zahlungsfähigkeit
• Soll-Ist-Vergleiche bei Umsatz und Kosten
• Prüfung der Eigenkapitalquote

Sanierungspflicht

Erkennst du eine drohende Krise, musst du aktiv Sanierungsmassnahmen ergreifen:

• Kostenreduktion
• Verhandlung mit Gläubigrn
• Suche nach zusätzlichem Kapital
• Prüfung von Sanierungsoptionen

Zahlungsverbot

In der Insolvenzreife darfst du grundsätzlich keine Zahlungen mehr leisten, ausser:

• Zahlungen, die mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes vereinbar sind
• Zahlungen zur Aufrechterhaltung des Betriebs (z.B. Löhne, Strom)
• Zahlungen, die der Erhaltung des Unternehmenswertes dienen

Abgrenzung: Geschäftsführer vs Prokurist

Manchmal kommt die Frage auf, ob ein Prokurist statt eines Geschäftsführers genügt.

Fazit

Die Geschäftsführerrolle ist kein leichter Job -- aber ein lohnender. Mit dem richtigen Wissen über deine Pflichten und einem guten Team aus Steuerberater, Anwalt und D&O-Versicherung kannst du die Risiken beherrschbar machen.

Mein wichtigster Rat: Dokumentiere alles, handle transparent und hol dir Hilfe, wenn du unsicher bist. Die grössten Haftungsfälle entstehen nicht aus Fehlentscheidungen, sondern aus mangelnder Sorgfalt und fehlender Dokumentation.

Lies auch die verwandten Beiträge zum Gesellschaftsvertrag und zur Gesellschafterversammlung, um die Governance deines Startups richtig aufzusetzen.

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Dieser Beitrag ist Teil der Serie "Rechtsformen und Gesellschaftsrecht" im Startup Burgenland Blog. Alle Beiträge der Serie findest du unter der Kategorie Gründung und Recht.

Über den Autor: Felix Lenhard ist Program Director und Startup Coach bei Startup Burgenland. Zuvor Managing Director beim 360 Innovation Lab, Innovation Manager bei RHI Magnesita und Serial Entrepreneur mit internationalen Exits. Über 15 Jahre Erfahrung in Innovation und Unternehmensaufbau.