Firmenbuch-Eintragung richtig machen

Die Firmenbucheintragung ist der Moment, in dem dein Startup offiziell zum Leben erwacht. Ob GmbH, FlexKapG, OG oder KG -- ohne Eintragung ins Firmenbuch existiert deine Gesellschaft rechtlich nicht. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du die Firmenbucheintragung fehlerfrei über die Bühne bringst.

Was ist das Firmenbuch?

Das Firmenbuch ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem alle in Österreich registrierten Unternehmen eingetragen sind. Es wird von den Firmenbuchgerichten (Landesgerichte) geführt und dient der Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr.

Jeder kann das Firmenbuch einsehen -- unter firmenbuch.at oder über die Justiz-Website justiz.gv.at. Das bedeutet auch: Die Daten deines Unternehmens sind öffentlich.

Was wird im Firmenbuch eingetragen?

• Firma (Name des Unternehmens)
• Rechtsform
• Sitz und Geschäftsanschrift
• Unternehmensgegenstand
• Vertretungsbefugte Personen (Geschäftsführer)
• Stammkapital und Stammeinlagen
• Gesellschafter (bei GmbH und FlexKapG)
• Prokuristen (falls vorhanden)
• Jahresabschlüsse

Welche Unternehmen müssen eingetragen werden?

Pflicht zur Firmenbucheintragung

• GmbH und FlexKapG: Immer eintragungspflichtig -- die Gesellschaft entsteht erst mit der Eintragung
• AG: Immer eintragungspflichtig
• OG und KG: Immer eintragungspflichtig
• Einzelunternehmer: Nur ab einem Umsatz von 700.000 EUR in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren oder ab 1.000.000 EUR in einem Geschäftsjahr

Freiwillige Eintragung

Einzelunternehmer können sich freiwillig eintragen lassen. Das kann sinnvoll sein, wenn du:

• Einen Firmennamen (z.B. "Burgenland Innovations e.U.") führen willst
• Gegenüber Geschäftspartnern professioneller auftreten möchtest
• Prokura erteilen willst

Zuständiges Firmenbuchgericht

Das Firmenbuchgericht richtet sich nach dem Sitz deines Unternehmens. Im Burgenland ist das:

• Landesgericht Eisenstadt -- zuständig für das gesamte Burgenland

Vorteil für Gründer im Burgenland: Das Landesgericht Eisenstadt ist im Vergleich zu Wien deutlich weniger ausgelastet. Eintragungen gehen hier oft schneller.

Der Eintragungsprozess Schritt für Schritt

Schritt 1: Unterlagen vorbereiten

Die benötigten Unterlagen hängen von der Rechtsform ab. Hier die Anforderungen für die gängigsten Formen:

GmbH / FlexKapG

1. Gesellschaftsvertrag als Notariatsakt
2. Bankbestätigung über die Einzahlung des Stammkapitals
3. Musterzeichnungen der Geschäftsführer (notariell beglaubigt)
4. Erklärung der Geschäftsführer über das Nichtvorliegen von Ausschliessungsgründen
5. Gesellschafterliste
6. Nachweis der Geschäftsanschrift (z.B. Mietvertrag oder Eigentumsnachweis)

Den vollständigen Gründungsprozess der GmbH findest du im Beitrag GmbH gründen in Österreich. Für die FlexKapG schau dir den Beitrag FlexKapG -- die neue flexible Kapitalgesellschaft an.

OG / KG

1. Gesellschaftsvertrag (kein Notariatsakt erforderlich, aber schriftlich empfohlen)
2. Musterzeichnungen der vertretungsbefugten Gesellschafter (beglaubigt)
3. Nachweis der Geschäftsanschrift
4. Bei der KG: Angabe der Hafteinlage jedes Kommanditisten

Mehr zu Personengesellschaften findest du im Beitrag OG und KG.

Schritt 2: Firmenbuchgesuch einreichen

Das Firmenbuchgesuch kann auf zwei Wegen eingereicht werden:

Elektronisch (der übliche Weg)

In der Regel reicht dein Notar oder Rechtsanwalt das Gesuch elektronisch über den ERV (Elektronischer Rechtsverkehr) ein. Das geht schneller und ist in den meisten Fällen die bevorzugte Variante.

Schriftlich

Du kannst das Gesuch auch schriftlich beim zuständigen Landesgericht einreichen. Das dauert länger und ist heute eher unüblich.

Schritt 3: Prüfung durch das Gericht

Das Firmenbuchgericht prüft:

• Formelle Richtigkeit: Sind alle Unterlagen vollständig und korrekt?
• Firmenname: Ist der Name zulässig und nicht verwechslungsfähig?
• Gesellschaftsvertrag: Enthält er alle gesetzlichen Mindestinhalte?
• Geschäftsführer: Liegen Ausschliessungsgründe vor?
• Stammkapital: Wurde es ordnungsgemäss eingezahlt?

Schritt 4: Eintragung und Veröffentlichung

Wenn alles in Ordnung ist, erfolgt die Eintragung. Du erhältst:

• Eine Firmenbuchnummer (z.B. "FN 123456a")
• Einen Firmenbuchauszug als Nachweis

Seit 2023 entfällt die Pflichtveröffentlichung im Amtsblatt der Wiener Zeitung. Die Eintragung ist direkt über das Firmenbuch einsehbar.

Kosten der Firmenbucheintragung

Die genauen Gebühren hängen von der Rechtsform und der Komplexität ab.

Dauer der Eintragung

Die Bearbeitungsdauer variiert je nach Gericht:

Tipp: Wenn es schnell gehen muss, kann dein Notar beim Gericht um eine beschleunigte Bearbeitung bitten. Das funktioniert beim LG Eisenstadt in der Regel gut.

Häufige Fehler bei der Firmenbucheintragung

Aus der Praxis kenne ich viele Fälle, in denen die Eintragung verzögert wurde. Hier die häufigsten Stolpersteine:

1. Firmenname bereits vergeben

Prüfe den Namen vor dem Notartermin im Firmenbuch. Nichts ist ärgerlicher, als den Gesellschaftsvertrag ändern zu müssen, weil der Name schon vergeben ist.

So prüfst du: Geh auf firmenbuch.at und suche nach deinem Wunschnamen. Prüfe auch ähnliche Schreibweisen.

2. Unvollständige Unterlagen

Fehlende Bankbestätigung, vergessene Musterzeichnungen oder ein unvollständiger Gesellschaftsvertrag -- all das führt zu Verbesserungsaufträgen durch das Gericht und verzögert die Eintragung.

Checkliste vor der Einreichung:

• Gesellschaftsvertrag (Notariatsakt bei GmbH/FlexKapG)
• Bankbestätigung über Stammkapitaleinzahlung
• Musterzeichnungen aller Geschäftsführer (beglaubigt)
• Erklärung über Nichtvorliegen von Ausschliessungsgründen
• Gesellschafterliste
• Nachweis der Geschäftsanschrift

3. Unternehmensgegenstand zu eng oder zu weit

Der Unternehmensgegenstand muss den tatsächlichen Tätigkeitsbereich beschreiben. Ein zu enger Gegenstand schränkt dich ein, ein zu weiter kann vom Gericht beanstandet werden.

Gutes Beispiel: "Entwicklung und Vertrieb von Software, IT-Beratung sowie der Handel mit Waren aller Art"

Schlechtes Beispiel: "Handel" (zu unbestimmt) oder "Verkauf von Bio-Dinkelkeksen mit Kürbiskernfüllung an Endverbraucher im Bezirk Oberwart" (zu eng)

4. Geschäftsführer mit Ausschliessungsgründen

Folgende Personen dürfen nicht Geschäftsführer sein:

• Personen mit bestimmten strafrechtlichen Verurteilungen
• Personen, denen ein Gewerbe entzogen wurde
• Personen mit aufrechtem Berufsverbot

Diese Punkte werden vom Gericht geprüft. Mehr zu den Anforderungen an Geschäftsführer findest du im Beitrag Geschäftsführer-Pflichten und Haftung.

5. Falsche Geschäftsanschrift

Die Geschäftsanschrift muss eine tatsächliche Adresse sein, unter der das Unternehmen erreichbar ist. Postfächer sind nicht zulässig. Ein Coworking-Space oder ein virtuelles Büro kann funktionieren, solange dort tatsächlich Post zugestellt werden kann.

Änderungen im Firmenbuch

Nach der Ersteintragung musst du bestimmte Änderungen dem Firmenbuch melden. Das ist nicht optional, sondern gesetzlich vorgeschrieben.

Meldepflichtige Änderungen

• Änderung der Firma (Unternehmensname)
• Änderung des Sitzes oder der Geschäftsanschrift
• Wechsel von Geschäftsführern
• Änderung des Gesellschaftsvertrags
• Kapitalerhöhungen oder -herabsetzungen
• Änderungen in der Gesellschafterstruktur
• Bestellung oder Widerruf von Prokura
• Auflössung der Gesellschaft

Fristen für Änderungen

Änderungen sind ohne schuldhaftes Zögern anzumelden. Eine konkrete Frist gibt das Gesetz nicht vor, aber du solltest Änderungen innerhalb von 4 Wochen melden.

Konsequenzen bei verspäteter Meldung: Das Firmenbuchgericht kann Zwangsstrafen verhängen -- bis zu 3.600 EUR pro Gesellschafter.

Jahresabschluss beim Firmenbuch einreichen

GmbHs und FlexKapGs müssen ihren Jahresabschluss beim Firmenbuch einreichen. Die Fristen:

• Kleine GmbH/FlexKapG: Innerhalb von 9 Monaten nach Geschäftsjahresende
• Mittelgrosse und grosse GmbH: Innerhalb von 9 Monaten

Die Grössenklasse richtet sich nach Umsatz, Bilanzsumme und Mitarbeiterzahl. Die meisten Startups fallen in die Kategorie "klein".

Bei Nichteinreichung: Es drohen Zwangsstrafen von 700 bis 3.600 EUR -- und das für jeden Gesellschafter einzeln.

Firmenbuchauszug -- dein wichtigstes Dokument

Der Firmenbuchauszug ist quasi der "Ausweis" deines Unternehmens. Du brauchst ihn für:

• Kontöröffnungen
• Kreditanträge
• Förderanträge
• Geschäftsbeziehungen mit neuen Partnern
• Behördenverfahren

Wo bekommst du einen Firmenbuchauszug?

• Online: Über justiz.gv.at (kostenlos in Kurzform, vollständig gegen Gebühr)
• Beim Gericht: Direkt am Landesgericht Eisenstadt
• Über deinen Notar oder Rechtsanwalt: Die haben direkten Zugriff

Firmenbuch und Datenschutz

Viele Gründer sind überrascht, wie viel über ihr Unternehmen öffentlich ist. Im Firmenbuch sind unter anderem einsehbar:

• Name und Geburtsdatum der Geschäftsführer
• Wohnadresse der Geschäftsführer (bei Einzelunternehmen)
• Gesellschafter und deren Anteile
• Stammkapital
• Jahresabschlüsse

Das lässt sich nicht vermeiden -- es gehört zum Preis der Transparenz im Geschäftsverkehr.

Tipps für eine reibungslose Eintragung

1. Guten Notar wählen: Ein Notar mit Erfahrung in Gesellschaftsgründungen kennt die Anforderungen des Firmenbuchgerichts und bereitet alles korrekt vor
2. Firmennamen vorab prüfen: Nutze die Firmenbuchdatenbank und prüfe auch Markenregister
3. Unterlagen komplett einreichen: Fehlende Unterlagen verzögern die Eintragung erheblich
4. Geschäftsanschrift klären: Stelle sicher, dass du unter der angegebenen Adresse tatsächlich erreichbar bist
5. Gründungsprivilegierung nutzen: Wenn du die GmbH gründest, nutze die Gründungsprivilegierung -- das spart Stammkapital

Digitale Gründung

Seit einigen Jahren ist es in Österreich möglich, eine GmbH auch digital zu gründen. Der Gesellschaftsvertrag kann per Videokonferenz mit dem Notar errichtet werden. Das ist besonders praktisch, wenn nicht alle Gesellschafter am selben Ort sind.

Voraussetzungen für die digitale Gründung:

• Maximal drei Gesellschafter
• Bargründung (keine Sacheinlagen)
• Standardisierter Gesellschaftsvertrag (Musterprotokoll)
• Alle Gesellschafter müssen österreichische Ausweise haben

Fazit

Die Firmenbucheintragung ist kein Hexenwerk, erfordert aber sorgfältige Vorbereitung. Mit den richtigen Unterlagen und einem erfahrenen Notar ist dein Startup in wenigen Wochen offiziell registriert.

Im Burgenland profitierst du von kurzen Bearbeitungszeiten am Landesgericht Eisenstadt. Nutze diesen Standortvorteil und gründe dort, wo die Wege kurz und die Behörden effizient sind.

Wenn du noch überlegst, welche Rechtsform du eintragen lassen sollst, lies auch die Beiträge zur GmbH und zur FlexKapG.

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Dieser Beitrag ist Teil der Serie "Rechtsformen und Gesellschaftsrecht" im Startup Burgenland Blog. Alle Beiträge der Serie findest du unter der Kategorie Gründung und Recht.

Über den Autor: Felix Lenhard ist Program Director und Startup Coach bei Startup Burgenland. Zuvor Managing Director beim 360 Innovation Lab, Innovation Manager bei RHI Magnesita und Serial Entrepreneur mit internationalen Exits. Über 15 Jahre Erfahrung in Innovation und Unternehmensaufbau.