Die richtige Software spart dir hunderte Euro beim Steuerberater
Buchhaltung ist kein Hobby. Aber sie ist auch kein Hexenwerk -- wenn du die richtige Software hast. Das Problem: Es gibt Dutzende Buchhaltungstools, und nicht alle sind für den österreichischen Markt geeignet. Deutsche Tools wie lexoffice oder sevDesk sind populär, aber kennen sie die UVA? Die SVS? Die österreichischen Steuersätze und Formulare?
Bei Startup Burgenland sehen wir jede Woche Gründer:innen, die mit dem falschen Tool kämpfen. Oder mit gar keinem Tool -- und dann die Quittung beim Steuerberater bekommen, der aus dem Belegchaos eine Buchhaltung machen muss. Dieser Post vergleicht die wichtigsten Optionen, speziell für österreichische Startups.
Was eine gute Buchhaltungssoftware können muss
Bevor wir vergleichen -- hier die Mindestanforderungen:
Must-haves
- Österreich-konform: Korrekte USt-Sätze, UVA-Formulare (U 30), FinanzOnline-Export oder -Anbindung
- Belegerfassung: Fotos/PDFs hochladen, idealerweise mit OCR-Erkennung
- Rechnungslegung: Ausgangsrechnungen erstellen, die den österreichischen Anforderungen entsprechen
- E/A-Rechnung oder Bilanz: Je nach deiner Rechtsform
- Bankanbindung: Automatischer Import von Kontoauszügen
- Steuerberater-Zugang: Dein Steuerberater braucht Zugriff auf deine Daten
Nice-to-haves
- Mobile App für Belege unterwegs
- Automatische Kategorisierung
- Mahnwesen
- Zeiterfassung
- Schnittstelle zu anderen Tools (CRM, Projektmanagement)
Der große Vergleich
FreeFinance -- Der österreichische Platzhirsch
FreeFinance ist die meistgenutzte Online-Buchhaltungssoftware in Österreich. Entwickelt in Österreich, für Österreich.
| Kriterium | Details |
|---|---|
| Herkunft | Österreich (Linz) |
| Zielgruppe | EPU, KMU, Startups |
| E/A-Rechnung | Ja |
| Doppelte Buchführung | Ja |
| UVA / FinanzOnline | Ja (Direktanbindung) |
| Belegerfassung | Ja (App + Web) |
| OCR | Ja |
| Bankanbindung | Ja (viele österreichische Banken) |
| Rechnungen | Ja |
| Preis | Gratis (Basis) / EUR 15-30/Monat (Premium) |
| Steuerberater-Zugang | Ja |
Stärken: Perfekte Österreich-Compliance, guter Gratis-Plan, FinanzOnline-Anbindung, aktive Community.
Schwächen: UI könnte moderner sein, eingeschränkte Automatisierung im Gratis-Plan.
Für wen: Einzelunternehmer:innen und kleine Startups, die eine österreichische Lösung wollen.
ProSaldo -- Der Profi-Standard
ProSaldo (ehemals MonKey Office) ist ein österreichisches Tool, das auch von vielen Steuerberater:innen genutzt wird.
| Kriterium | Details |
|---|---|
| Herkunft | Österreich |
| Zielgruppe | KMU, Steuerberater:innen |
| E/A-Rechnung | Ja |
| Doppelte Buchführung | Ja |
| UVA / FinanzOnline | Ja |
| Belegerfassung | Ja |
| OCR | Eingeschränkt |
| Bankanbindung | Ja |
| Rechnungen | Ja |
| Preis | Ab EUR 15/Monat |
| Steuerberater-Zugang | Ja |
Stärken: Professionell, bewährte Lösung, gute Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen.
Schwächen: Weniger intuitiv als neuere Tools, steilere Lernkurve.
Für wen: Startups, die eine professionelle Lösung suchen und bereit sind, etwas Einarbeitungszeit zu investieren.
sevDesk -- Der moderne Deutsche
sevDesk kommt aus Deutschland, hat aber einen Österreich-Modus. Modern, intuitiv, beliebt bei jungen Gründer:innen.
| Kriterium | Details |
|---|---|
| Herkunft | Deutschland (Offenburg) |
| Zielgruppe | Freelancer, Startups, KMU |
| E/A-Rechnung | Ja |
| Doppelte Buchführung | Ja |
| UVA / FinanzOnline | Ja (über BMD-Schnittstelle) |
| Belegerfassung | Ja (App, sehr gut) |
| OCR | Ja (sehr gut) |
| Bankanbindung | Ja (auch österreichische Banken) |
| Rechnungen | Ja (schöne Templates) |
| Preis | Ab EUR 9/Monat |
| Steuerberater-Zugang | Ja (DATEV-Export) |
Stärken: Moderne UI, exzellente OCR, gute App, intuitiv.
Schwächen: Nicht alle österreichischen Besonderheiten optimal abgedeckt, Support auf Deutschland fokussiert.
Für wen: Tech-affine Gründer:innen, die eine moderne, intuitive Lösung wollen und bereit sind, bei Österreich-Spezifika nachzuarbeiten.
lexoffice -- Der Bekannte aus Deutschland
lexoffice (von Lexware/Haufe) ist einer der Marktführer im DACH-Raum. Ähnlich wie sevDesk, mit Österreich-Unterstützung.
| Kriterium | Details |
|---|---|
| Herkunft | Deutschland (Freiburg) |
| Zielgruppe | Freelancer, Kleinunternehmen |
| E/A-Rechnung | Ja |
| Doppelte Buchführung | Ja (im höheren Plan) |
| UVA | Ja |
| Belegerfassung | Ja (App) |
| OCR | Ja |
| Bankanbindung | Ja |
| Rechnungen | Ja |
| Preis | Ab EUR 8/Monat |
| Steuerberater-Zugang | Ja |
Stärken: Großer Funktionsumfang, gute Integrationen, etablierter Anbieter.
Schwächen: Österreich ist nicht der Hauptfokus, manche Features Deutschland-spezifisch.
Für wen: Gründer:innen, die auch im deutschen Markt aktiv sind oder einen großen Anbieter bevorzugen.
Domonda -- KI-gestützt aus Österreich
Domonda ist ein neueres österreichisches Tool, das stark auf KI-Automatisierung setzt.
| Kriterium | Details |
|---|---|
| Herkunft | Österreich (Wien) |
| Zielgruppe | KMU, Startups |
| E/A-Rechnung | Ja |
| Doppelte Buchführung | Ja |
| UVA / FinanzOnline | Ja |
| Belegerfassung | Ja (KI-gestützt) |
| OCR | Ja (KI-basiert, sehr gut) |
| Bankanbindung | Ja |
| Rechnungen | Ja |
| Preis | Ab EUR 29/Monat |
| Steuerberater-Zugang | Ja |
Stärken: Starke Automatisierung, KI-basierte Belegerkennung, österreichisch.
Schwächen: Höherer Preis, für sehr kleine Unternehmen eventuell Overkill.
Für wen: Startups mit vielen Belegen, die maximale Automatisierung wollen.
Vergleichstabelle auf einen Blick
| Feature | FreeFinance | ProSaldo | sevDesk | lexoffice | Domonda |
|---|---|---|---|---|---|
| Preis ab | EUR 0 | EUR 15 | EUR 9 | EUR 8 | EUR 29 |
| Österreich-nativ | Ja | Ja | Teilweise | Teilweise | Ja |
| FinanzOnline | Direkt | Ja | Indirekt | Ja | Ja |
| App-Qualität | Gut | OK | Sehr gut | Gut | Gut |
| OCR-Qualität | Gut | OK | Sehr gut | Gut | Sehr gut |
| Lernkurve | Flach | Steil | Flach | Flach | Mittel |
| Für GmbH | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Für EPU | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Unsere Empfehlung nach Startup-Phase
Phase 1: Idee und Validierung (noch kein Unternehmen)
Du brauchst noch keine Buchhaltungssoftware. Eine einfache Excel-Tabelle und ein Ordner für Belege reichen.
Phase 2: Einzelunternehmen gegründet, wenig Belege
FreeFinance (Gratis-Plan) -- reicht für den Start und ist zu 100% österreichisch. Du kannst jederzeit upgraden.
Phase 3: Wachsendes Startup mit mehr Belegen
sevDesk oder FreeFinance Premium -- je nachdem, ob dir die moderne UI (sevDesk) oder die perfekte Österreich-Integration (FreeFinance) wichtiger ist.
Phase 4: GmbH mit Bilanzpflicht
FreeFinance Premium, ProSaldo oder Domonda -- hier brauchst du doppelte Buchführung und eine gute Steuerberater-Schnittstelle. Sprich mit deinem Steuerberater, welches Tool er/sie bevorzugt.
Fazit und Ausblick
Teste zwei bis drei Tools kostenlos (die meisten bieten Gratis-Pläne oder Testphasen). Achte darauf, wie gut die österreichischen UVA-Formulare und Steuersätze funktionieren. Und frag deinen Steuerberater, mit welchen Tools er/sie arbeitet -- die Zusammenarbeit ist einfacher, wenn ihr das gleiche System nutzt.
Für die Grundlagen der Belegorganisation: Belege richtig sammeln und digitalisieren. Und für den Steuerüberblick: Welche Steuern dich als Gründer:in in Österreich erwarten.
Weiterführende Artikel
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- GmbH gründen in Österreich: Der komplette Leitfaden
- Umsatzsteuer richtig abführen: UVA, Fristen und häufige Fehler
Startup Burgenland macht Gründung leistbar: EUR 10.000 Gründungszuschuss (nicht rückzahlbar, keine Eigenkapitalabgabe), 1:1 Coaching und ein Netzwerk aus Steuerberatern, Notaren und Rechtsanwälten. Flexibler Einstieg jederzeit. Schreib uns ein formloses E-Mail.
Über den Autor: Felix Lenhard ist Program Director und Startup Coach bei Startup Burgenland. Zuvor Managing Director beim 360 Innovation Lab, Innovation Manager bei RHI Magnesita und Serial Entrepreneur mit internationalen Exits. Über 15 Jahre Erfahrung in Innovation und Unternehmensaufbau.