GmbH gründen in Österreich: Der komplette Leitfaden

Warum die GmbH die beliebteste Rechtsform für Startups ist

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist die häufigste Kapitalgesellschaft in Österreich -- und das aus gutem Grund. Du haftest nicht mit deinem Privatvermögen, du kannst Investoren beteiligen, und du wirkst gegenüber Geschäftspartnern und Kunden professioneller als mit einem Einzelunternehmen.

Gleichzeitig ist die GmbH-Gründung der Schritt, bei dem wir bei Startup Burgenland die meisten Fragen bekommen. Was kostet das? Wie funktioniert der Notar? Was ist das privilegierte Stammkapital? Brauche ich einen Steuerberater? Und: Muss ich das alles auf einmal machen?

Dieser Post gibt dir den kompletten Fahrplan -- von der ersten Idee bis zur Eintragung im Firmenbuch. Schritt für Schritt, mit konkreten Zahlen und ohne juristisches Kauderwelsch.

Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für deine individuelle Situation solltest du immer einen Anwalt oder Steuerberater konsultieren. Wir geben dir hier die Orientierung, die du brauchst, um informiert ins erste Gespräch zu gehen.

Was ist eine GmbH -- und was bedeutet das für dich?

Die GmbH ist eine juristische Person. Das heißt: Sie existiert rechtlich unabhängig von dir. Sie kann Verträge abschließen, klagen und geklagt werden, Eigentum besitzen und Schulden haben.

Haftungsbeschränkung: Der Kern der GmbH ist die beschränkte Haftung. Als Gesellschafter haftest du nur mit deiner Stammeinlage -- nicht mit deinem privaten Bankkonto, deinem Auto oder deiner Wohnung. Das ist der entscheidende Unterschied zum Einzelunternehmen, wo du persönlich und unbeschränkt haftest.

Aber Achtung: Die Haftungsbeschränkung hat Grenzen. Wenn du als Geschäftsführer grob fahrlässig oder vorsätzlich handelst, kannst du persönlich haften. Und bei Bankfinanzierungen wirst du als Jungunternehmer fast immer eine persönliche Bürgschaft unterschreiben müssen -- die Haftungsbeschränkung nützt dir dann wenig.

Was kostet eine GmbH-Gründung?

Das Stammkapital

Das Stammkapital einer GmbH beträgt mindestens EUR 35.000. Davon musst du bei der Gründung mindestens die Hälfte -- also EUR 17.500 -- bar einzahlen.

Seit der Gründungsreform gibt es die Gründungsprivilegierung. Mit dieser Regelung beträgt das Stammkapital in den ersten zehn Jahren mindestens EUR 10.000, wovon du bei der Gründung nur EUR 5.000 bar einzahlen musst. Nach zehn Jahren muss das Stammkapital auf die vollen EUR 35.000 aufgestockt werden.

Unsere Erfahrung: Die Gründungsprivilegierung ist für fast alle Startups die richtige Wahl. EUR 5.000 Bareinlage statt EUR 17.500 -- das macht einen enormen Unterschied, wenn du dein Kapital für den Geschäftsaufbau brauchst.

Die weiteren Gründungskosten

Das klingt nach viel Geld. Ist es auch. Aber bedenke: Bei Startup Burgenland bekommst du einen Gründungszuschuss von EUR 10.000 -- nicht rückzahlbar, keine Eigenkapitalabgabe. Der deckt deine gesamten Gründungskosten und die Bareinlage ab.

Wie gründest du eine GmbH Schritt für Schritt?

Schritt 1: Gesellschaftsvertrag erstellen

Der Gesellschaftsvertrag ist das Gründungsdokument deiner GmbH. Er muss in Österreich notariell beurkundet werden -- das ist Pflicht, es geht nicht ohne Notar.

Was im Gesellschaftsvertrag stehen muss:

• Firma (Name) und Sitz der Gesellschaft
• Gegenstand des Unternehmens (Geschäftszweck)
• Höhe des Stammkapitals
• Stammeinlagen der Gesellschafter
• Regelungen zur Geschäftsführung

Tipp: Verwende nicht einfach einen Mustervertrag aus dem Internet. Ein guter Gesellschaftsvertrag regelt auch die Fälle, die du am Anfang nicht für möglich hältst: Was passiert, wenn ein Gesellschafter aussteigen will? Wie werden Gewinne ausgeschüttet? Wer darf neue Gesellschafter aufnehmen? Investiere hier in eine ordentliche Beratung -- das spart dir später viel Ärger und Geld.

Schritt 2: Notartermin und Beurkundung

Du gehst mit allen Gesellschaftern zum Notar. Der Notar verliest den Gesellschaftsvertrag, alle unterschreiben, und der Notar beurkundet das Dokument.

In Wien gibt es viele auf Gesellschaftsrecht spezialisierte Notariate. Auch in den Landeshauptstädten -- Eisenstadt, Graz, Linz -- findest du erfahrene Notare. Der WKO-Gründerservice kann dir Empfehlungen geben.

Dauer: Der Termin selbst dauert ca. 30-60 Minuten. Die Vorbereitung (Vertragsentwurf, Abstimmung) kann ein paar Wochen dauern.

Schritt 3: Stammkapital einzahlen

Nach der notariellen Beurkundung musst du die Bareinlage auf ein Bankkonto einzahlen. Die Bank stellt dir eine Bankbestätigung aus, die du für die Firmenbuch-Eintragung brauchst.

Achtung: Das Stammkapital muss tatsächlich eingezahlt werden. Du kannst es nach der Eintragung für den Geschäftsbetrieb verwenden -- es muss nicht auf dem Konto liegen bleiben. Aber zum Zeitpunkt der Eintragung muss die Einzahlung nachgewiesen werden.

Schritt 4: Firmenbuch-Eintragung

Der Notar reicht die Unterlagen beim zuständigen Firmenbuchgericht ein. In Wien ist das das Handelsgericht Wien, in den Bundesländern das jeweilige Landesgericht.

Benötigte Unterlagen:

• Notariell beurkundeter Gesellschaftsvertrag
• Bankbestätigung über die Stammeinlage
• Musterzeichnung der Geschäftsführer
• Erklärung der Geschäftsführer (keine Bestellungshindernisse)

Dauer: Die Eintragung dauert in der Regel 1-3 Wochen. Erst mit der Eintragung existiert die GmbH rechtlich.

Schritt 5: Gewerbeanmeldung

Wenn dein Geschäftszweck ein Gewerbe umfasst (was bei den meisten Startups der Fall ist), musst du ein Gewerbe anmelden. Das geht bei der Bezirkshauptmannschaft (in den Bundesländern) oder beim Magistrat (in Statutarstädten wie Eisenstadt oder Wien).

Freie Gewerbe kannst du sofort anmelden -- du brauchst keinen Befähigungsnachweis. Bei reglementierten Gewerben (z. B. Unternehmensberatung, Elektrotechnik) brauchst du einen Befähigungsnachweis oder musst einen gewerberechtlichen Geschäftsführer bestellen.

Schritt 6: Finanzamt-Anmeldung

Innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit musst du deine GmbH beim zuständigen Finanzamt anmelden. Du erhältst eine Steuernummer und eine UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer).

Das Finanzamt wird dir einen Fragebogen schicken, in dem du voraussichtliche Umsätze und Gewinne angibst. Auf dieser Basis setzt es die Vorauszahlungen für Körperschaftsteuer fest.

Körperschaftsteuer: Deine GmbH zahlt 23% auf den Gewinn -- unabhängig von der Höhe. Die Mindest-KöSt beträgt EUR 500 pro Jahr (privilegiert: EUR 125 in den ersten fünf Jahren, EUR 250 in den Jahren sechs bis zehn).

Schritt 7: SVS oder ASVG?

Hier wird es oft verwirrend. Die Sozialversicherungspflicht hängt davon ab, wie du in der GmbH tätig bist:

• Gesellschafter-Geschäftsführer mit mehr als 25% Beteiligung: SVS-pflichtig (Sozialversicherung der Selbständigen)
• Gesellschafter-Geschäftsführer mit maximal 25% Beteiligung: ASVG-pflichtig (Angestelltenversicherung)
• Nur Gesellschafter, kein Geschäftsführer: Keine Sozialversicherungspflicht

Die SVS-Beiträge betragen ca. 26% deines Gewinns (bzw. Geschäftsführer-Bezugs). In den ersten zwei Kalenderjahren profitierst du vom Gründerprivileg mit reduzierten Beiträgen.

Welche laufenden Pflichten hat eine GmbH?

Nach der Gründung hast du regelmäßige Pflichten:

• Buchhaltung: Doppelte Buchführung ist Pflicht. Du brauchst fast immer einen Steuerberater oder Buchhalter.
• Jahresabschluss: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang. Muss beim Firmenbuch eingereicht werden.
• Steuererklärungen: Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer (monatlich oder quartalsweise), Lohnsteuer (bei Angestellten).
• Mindest-KöSt: Auch wenn du keinen Gewinn machst, zahlst du die Mindestkörperschaftsteuer.
• Offenlegung: Der Jahresabschluss muss beim Firmenbuch offengelegt werden -- er ist öffentlich einsehbar.

Laufende Kosten für Steuerberater: EUR 300-600 pro Monat. Das ist kein Luxus, das ist Notwendigkeit bei einer GmbH.

Welche typischen Fehler machen Gründer bei der GmbH-Gründung?

Fehler 1: Mustervertrag ohne Anpassung

Ein Gesellschaftsvertrag aus dem Internet spart dir kurzfristig EUR 1.000. Aber wenn dein Co-Founder in zwei Jahren aussteigen will und ihr keine Regelung dafür habt, kostet euch das EUR 20.000 an Anwaltskosten -- oder die Firma.

Fehler 2: Stammkapital als Betriebskapital verplanen

Ja, du darfst das eingezahlte Stammkapital für den Geschäftsbetrieb verwenden. Aber wenn du die EUR 5.000 sofort ausgibst und dann feststellst, dass du für den Notartermin deiner Änderung kein Geld mehr hast, wird es eng.

Fehler 3: Keinen Steuerberater einbinden

Manche Gründer versuchen, die GmbH-Buchhaltung selbst zu machen. Bei einem Einzelunternehmen mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung geht das vielleicht. Bei einer GmbH mit doppelter Buchführung, Bilanz und Körperschaftsteuer ist das ein Rezept für Probleme.

Fehler 4: Die Rechtsform zu früh wählen

Nicht jedes Startup braucht von Tag eins eine GmbH. Wenn du noch in der Validierungsphase bist und erste Kundengespräche führst, reicht oft ein Einzelunternehmen. Die GmbH kannst du gründen, wenn du sicher bist, dass dein Geschäftsmodell funktioniert. Lies dazu auch Freelancer, EPU oder Startup -- eine ehrliche Gegenüberstellung.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine GmbH?

Eine GmbH ist sinnvoll, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:

• Du holst Investoren an Bord. Investoren beteiligen sich fast ausschließlich an Kapitalgesellschaften.
• Du haftest persönlich zu stark. Wenn dein Geschäftsmodell Risiken birgt (z. B. Produkthaftung, große Aufträge), schützt dich die Haftungsbeschränkung.
• Du bist zu zweit oder mehr. Bei mehreren Gründern regelt der Gesellschaftsvertrag Rechte, Pflichten und den Fall des Ausscheidens.
• Du willst professionell auftreten. In manchen Branchen und bei manchen Kunden ist eine GmbH ein Qualitätssignal.

Wenn keiner dieser Punkte zutrifft, ist ein Einzelunternehmen oder die neue FlexCo vielleicht der bessere Start.

Was wir bei Startup Burgenland sehen

In unserem Coaching begleiten wir den gesamten Gründungsprozess -- von der Idee bis zur Firmenbuch-Eintragung. Was uns dabei auffällt: Die meisten Gründer unterschätzen den zeitlichen Aufwand der GmbH-Gründung. Plane mindestens 4-6 Wochen vom Erstgespräch beim Notar bis zur Eintragung im Firmenbuch ein.

Die finanziellen Kosten hingegen werden oft überschätzt. Mit der Gründungsprivilegierung, dem WKO-Gründerservice und Förderungen wie dem Startup Burgenland Gründungszuschuss ist eine GmbH-Gründung deutlich leistbarer, als viele denken.

Fazit und Ausblick

Wenn du eine GmbH gründen willst, mach diese drei Dinge diese Woche:

1. Nimm Kontakt mit dem WKO-Gründerservice auf. Die Erstberatung ist kostenlos und gibt dir einen Überblick über den Prozess in deinem Bundesland.
2. Hol dir ein Erstgespräch bei einem Steuerberater. Kläre Stammkapital, Gründungsprivilegierung und die laufenden Kosten für deine konkrete Situation.
3. Schreib uns bei Startup Burgenland. Im Erstgespräch klären wir, ob eine GmbH die richtige Rechtsform für dein Vorhaben ist -- und wie du den Gründungszuschuss nutzen kannst.

Die ehrlichen Zahlen hinter einer Gründung findest du in Die ehrliche Kosten-Nutzen-Rechnung einer Gründung in Österreich. Und wenn du überlegst, ob du lieber nebenberuflich startest, lies Nebenberuflich gründen in Österreich.

Startup Burgenland begleitet Gründerinnen und Gründer vom ersten Gespräch bis zur Firmenbuch-Eintragung und darüber hinaus -- mit individuellem 1:1 Coaching, EUR 10.000 Gründungszuschuss und einem Netzwerk, das weiterhilft. Schreib uns ein formloses E-Mail für ein unverbindliches Erstgespräch.

Über den Autor: Felix Lenhard ist Program Director und Startup Coach bei Startup Burgenland. Zuvor Managing Director beim 360 Innovation Lab, Innovation Manager bei RHI Magnesita und Serial Entrepreneur mit internationalen Exits. Über 15 Jahre Erfahrung in Innovation und Unternehmensaufbau.