Zwei Welten der Buchhaltung -- und du musst dich entscheiden
In Österreich gibt es zwei Arten, deinen Gewinn zu ermitteln: die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) und die doppelte Buchführung mit Bilanz. Die eine ist einfach. Die andere ist aufwändig. Und welche du nutzen darfst -- oder musst -- hängt von deiner Rechtsform und deinem Umsatz ab.
Bei Startup Burgenland sehen wir immer wieder Gründer:innen, die nicht wissen, welche Buchführungspflicht für sie gilt. Oder die freiwillig bilanzieren, obwohl die E/A-Rechnung reichen würde. Beides kann teuer werden -- das eine durch Fehler, das andere durch unnötige Steuerberaterkosten.
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Einfach und übersichtlich
Die E/A-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) ist die einfachere Variante. Du erfasst:
- Einnahmen: Alles, was auf dein Konto kommt (Zahlungseingang)
- Ausgaben: Alles, was von deinem Konto abgeht (Zahlungsausgang)
- Gewinn: Einnahmen minus Ausgaben
Das Prinzip ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Eine Einnahme zählt, wenn das Geld tatsächlich bei dir ankommt. Eine Ausgabe zählt, wenn du tatsächlich zahlst. Nicht wenn du die Rechnung stellst oder erhältst -- sondern wenn das Geld fließt.
Vorteile der E/A-Rechnung
| Vorteil | Details |
|---|---|
| Einfachheit | Keine doppelte Buchführung, kein Jahresabschluss |
| Geringere Kosten | Steuerberater berechnet weniger |
| Steuergestaltung | Durch Timing von Zahlungen den Gewinn steuern |
| Weniger Formalismus | Kein Inventar, keine Bilanz, keine GuV |
Nachteile der E/A-Rechnung
- Kein vollständiges Bild der Vermögenslage
- Schwieriger für Investoren und Banken zu lesen
- Keine Rückstellungen möglich
- Verzerrung durch Zahlungszeitpunkte
Steuergestaltung durch Timing
Ein großer Vorteil der E/A-Rechnung: Du kannst deinen Gewinn steuern, indem du Zahlungen in ein bestimmtes Jahr verschiebst. Beispiele:
- Ausgaben vorziehen: Kauf im Dezember statt Jänner -- die Ausgabe fällt ins laufende Jahr
- Einnahmen verschieben: Rechnung im Dezember stellen, aber Zahlungsziel im Jänner vereinbaren
- Vorauszahlungen: Jahres-Software-Abo im Dezember zahlen statt monatlich
Das ist legal und wird von Steuerberatern aktiv empfohlen. Aber Achtung: Die "Regelmäßigkeitsregel" besagt, dass regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben (z.B. Miete), die bis zu 15 Tage vor oder nach dem Jahreswechsel fließen, dem Jahr zugerechnet werden, zu dem sie wirtschaftlich gehören.
Die doppelte Buchführung mit Bilanz: Vollständig, aber aufwändig
Die doppelte Buchführung (§ 4 Abs. 1 EStG bzw. § 5 EStG) ist umfassender. Du erfasst nicht nur Zahlungsströme, sondern die gesamte Vermögens- und Ertragslage:
- Bilanz: Vermögen (Aktiva) und Schulden (Passiva) zum Stichtag
- Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Erträge und Aufwendungen der Periode
- Anhang: Ergänzende Erläuterungen
Das Prinzip der Periodenabgrenzung
Im Gegensatz zur E/A-Rechnung gilt hier: Erträge und Aufwendungen werden dem Jahr zugerechnet, in dem sie wirtschaftlich entstehen -- nicht, wann das Geld fließt. Du stellst im Dezember eine Rechnung über EUR 10.000? Der Ertrag zählt im Dezember, auch wenn der Kunde erst im Februar zahlt.
Vorteile der doppelten Buchführung
| Vorteil | Details |
|---|---|
| Vollständiges Bild | Vermögens- und Ertragslage auf einen Blick |
| Rückstellungen | Zukünftige Verpflichtungen können berücksichtigt werden |
| Investoren-tauglich | Standard für Due Diligence und Finanzierungsrunden |
| Banken-tauglich | Kreditgeber erwarten eine Bilanz |
| Professionelleres Controlling | Kennzahlen wie Eigenkapitalquote, Liquiditätsgrade |
Nachteile der doppelten Buchführung
- Deutlich höherer Aufwand und Kosten
- Steuerberater-Kosten: EUR 300-600/Monat statt EUR 100-200/Monat
- Jahresabschluss-Kosten: EUR 1.500-3.000
- Weniger Spielraum für steuerliche Gestaltung durch Timing
Wer muss was machen? Die Regeln
Buchführungspflicht nach Rechtsform
| Rechtsform | Buchführungspflicht |
|---|---|
| Einzelunternehmen | E/A-Rechnung (bis zur Umsatzgrenze) |
| OG / KG | E/A-Rechnung (bis zur Umsatzgrenze) |
| GmbH | Immer doppelte Buchführung |
| FlexCo | Immer doppelte Buchführung |
| AG | Immer doppelte Buchführung |
Buchführungspflicht nach Umsatz (Einzelunternehmen / Personengesellschaften)
| Umsatz | Pflicht |
|---|---|
| Unter EUR 700.000 | E/A-Rechnung erlaubt |
| Über EUR 700.000 in zwei aufeinanderfolgenden Jahren | Doppelte Buchführung ab dem Folgejahr |
| Über EUR 1.000.000 in einem Jahr | Doppelte Buchführung ab dem Folgejahr |
Wichtig für Startups: Wenn du eine GmbH oder FlexCo gründest, bist du immer zur doppelten Buchführung verpflichtet -- unabhängig vom Umsatz. Das ist einer der versteckten Kosten, die viele bei der Rechtsformwahl übersehen. Mehr dazu in Rechtsformvergleich: GmbH vs. EU vs. FlexCo vs. OG.
Die Kosten im Vergleich
| Position | E/A-Rechnung | Doppelte Buchführung |
|---|---|---|
| Laufende Buchhaltung (monatlich) | EUR 100-200 | EUR 300-600 |
| Jahresabschluss | Nicht erforderlich | EUR 1.500-3.000 |
| Steuererklärung | EUR 300-500 | EUR 500-800 |
| Jährliche Gesamtkosten | EUR 1.500-3.100 | EUR 5.600-10.800 |
Der Unterschied ist erheblich: Eine GmbH kostet dich allein für die Buchhaltung EUR 4.000 bis EUR 8.000 mehr pro Jahr als ein Einzelunternehmen. Das sollte in deine Rechtsformwahl einfließen.
Freiwillige Bilanzierung: Wann sie Sinn macht
Auch wenn du als Einzelunternehmer:in keine Bilanz machen musst, kann es Sinn machen:
- Du planst eine Finanzierungsrunde: Investoren erwarten eine Bilanz
- Du brauchst einen Bankkredit: Kreditgeber bewerten Bilanzkennzahlen
- Du willst Rückstellungen bilden: Nur in der Bilanz möglich
- Du wächst schnell: Irgendwann musst du ohnehin bilanzieren -- ein früher Umstieg vermeidet Umstellungschaos
Aber: Wenn keiner dieser Punkte zutrifft, bleib bei der E/A-Rechnung. Sie ist einfacher, billiger und bietet dir mehr steuerliche Flexibilität.
Umstieg von E/A auf Bilanz
Wenn du von der E/A-Rechnung auf die Bilanz umsteigst (freiwillig oder weil du musst), gibt es einen Übergangsgewinn. Dieser entsteht, weil in der E/A-Rechnung bestimmte Posten anders behandelt werden als in der Bilanz -- zum Beispiel offene Forderungen und Verbindlichkeiten.
Beispiel: Du hast am 31.12. offene Rechnungen über EUR 20.000, die in der E/A-Rechnung noch nicht als Ertrag erfasst sind. In der Bilanz werden sie als Forderungen aktiviert -- und erhöhen deinen Gewinn im Übergangsjahr. Dieser Übergangsgewinn kann auf drei Jahre verteilt werden, um die Steuerlast zu glätten.
Tipp: Plane den Umstieg mit deinem Steuerberater. Der ideale Zeitpunkt ist der 1. Jänner -- dann ist die Abgrenzung sauber.
Was du jetzt tun kannst
Wenn du ein Einzelunternehmen hast: Bleib bei der E/A-Rechnung, solange du kannst. Nutze die Vorteile der einfacheren Buchführung und der steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten.
Wenn du eine GmbH gründest oder gründen willst: Kalkuliere die Buchhaltungskosten von Anfang an ein. Such dir einen Steuerberater, der Erfahrung mit Startups hat -- So findest du den richtigen Steuerberater für dein Startup.
Und für die Basics der Belegorganisation: Belege richtig sammeln und digitalisieren.
Startup Burgenland macht Gründung leistbar: EUR 10.000 Gründungszuschuss (nicht rückzahlbar, keine Eigenkapitalabgabe), 1:1 Coaching und ein Netzwerk aus Steuerberatern, Notaren und Rechtsanwälten. Flexibler Einstieg jederzeit. Schreib uns ein formloses E-Mail.
Über den Autor: Felix Lenhard ist Program Director und Startup Coach bei Startup Burgenland. Zuvor Managing Director beim 360 Innovation Lab, Innovation Manager bei RHI Magnesita und Serial Entrepreneur mit internationalen Exits. Über 15 Jahre Erfahrung in Innovation und Unternehmensaufbau.